Un Plan de Continuidad de Operaciones puede salvar tu negocio

Para iniciar un negocio, es fundamental identificar una necesidad en el mercado, validar una idea con tu público potencial, desarrollar un plan de negocios, establecer un producto mínimo viable y darte a conocer. Sin embargo, rara vez se considera la preparación de un Plan de Continuidad de Operaciones (PCO) como un paso necesario en este proceso. La realidad es que un PCO es una de esas cosas que es mejor tener y no necesitar.

Según la Agencia Federal de Manejo de Emergencias (FEMA), el 40% de las empresas no reabren después de un desastre, y el 25% terminan cerrando al año siguiente. Hemos sido testigos de las secuelas de eventos nacionales, atmosféricos y de salud pública. También hemos visto cómo la muerte inesperada de alguien o un cambio repentino en la estructura de un negocio puede afectarlo o paralizarlo.

Un PCO es un recurso indispensable para proteger la supervivencia de una empresa ante imprevistos mayores. Al trazar una línea de acción ya definida, permite que el proceso de restablecer las operaciones fluya con un mínimo de contratiempos. Al redactar este plan, podrás identificar las posiciones y servicios esenciales de tu empresa que le permitirán a tu equipo restablecer de forma ágil un funcionamiento básico.

Al comenzar a trabajar en un PCO, debes:

• Hacer un análisis inicial para identificar las vulnerabilidades de tu empresa y cómo responder a ellas.

• Identificar las actividades esenciales de tu negocio que, si se interrumpen, podrían generar pérdidas o riesgos.

• Hacer un inventario de recursos esenciales, como personal, documentación y equipo clave.

Este análisis inicial es fundamental para estructurar un plan hecho a la medida de tus necesidades, evitando el desperdicio de recursos.

El siguiente paso es crear una estrategia de continuidad que incluya:

• Documentación de los procesos.

• Información administrativa esencial.

• Política de trabajo remoto.

• Estrategia de comunicación con empleados, clientes y proveedores.

Además de la ventaja competitiva, tener un Plan de Continuidad de Operaciones reduce significativamente el estrés de manejar el negocio en circunstancias incontrolables. Estar preparado de antemano ante un desastre, un ataque cibernético o la pérdida de personal clave permitirá que la recuperación sea ágil y tome el menor tiempo posible.

Sin embargo, la estrategia por sí sola no facilita el proceso; debe haber un protocolo que defina claramente la implementación. Definir la cadena de mando y asignar responsabilidades permite una coordinación eficiente en la que cada persona ejecuta sus tareas sin duplicación. Esto garantiza el uso efectivo de recursos que pueden estar limitados mientras se restablecen las operaciones a su capacidad total.

Para que estas estrategias y protocolos se puedan implementar, también es necesario asegurar una infraestructura física y financiera. Basta con recordar el efecto del huracán María, que paralizó toda la isla. Las entidades que pudieron restablecer sus servicios fueron las que ya contaban con un PCO que incluía equipos como generadores eléctricos, métodos de comunicación alternos, y suministros de emergencia para sus empleados, entre otras provisiones. Contemplar de antemano los fondos y equipos de emergencia es lo que te permitirá ejecutar tu PCO de manera efectiva.

Una vez que tengas tu plan de contingencia estructurado, es vital que tu equipo o aliados lo conozcan para que se ejecute a la brevedad posible. Es necesario mantenerse al tanto del funcionamiento del equipo de emergencia y tener personal de respaldo autorizado para acceder a los fondos de emergencia. Se recomienda hacer simulacros de activación para que, en el momento en que se deba implementar el plan, todo fluya de forma eficiente. Además, los simulacros ayudan a identificar procesos que se pueden mejorar o actualizar.

Un PCO debe permitir que tu negocio siga generando ingresos y manteniendo la relación con los clientes en momentos de emergencia. Cada día de inactividad después de un evento inesperado disminuye la probabilidad de que el negocio se recupere. Ante la posibilidad de desastres naturales, interrupciones de servicios públicos, crisis de personal o de salud pública, entre otros eventos, el PCO es una herramienta invaluable de protección.

Puedes utilizar esta guía provista por el Departamento de Seguridad Nacional de los Estados Unidos (DHS) para trabajar en el Plan de Continuidad de Operaciones para tu negocio.